Permanent Full-Time Position / Kirkland Lake, ON 

35 hours per week / $26.69 – $31.24 per hour / Competitive benefits and OMERS pension plan 

Competition number: 26-24

The District of Timiskaming Social Services Administration Board supports individuals in need throughout our communities by delivering Early Years and Child Care Services, Paramedic Services, Ontario Works, and Housing Services through the effective use of available resources and in the best interest of the individuals we support. We are committed to serving and treating others through actions and values based on integrity and respect.  

Our employees make a positive difference in people’s lives by providing quality, person-centered and inclusive services.  

About the Program Support Role 

The Program Support position is the first point of connection for individuals seeking support – often at challenging moments of their lives. The employee’s professionalism, patience, kindness and non-judgmental support impacts how individuals experience our services.   This frontline role blends client service with multifaceted administrative support and coordination functions. The Program Support role acts as a central point of contact for supply and materials management, document control, and cross-program administrative assistance, ensuring tasks are completed with accuracy, consistency, and a high standard of professionalism.  

Client Service and Reception – Key Responsibilities  

·   Welcome visitors and callers warmly, setting the tone for a safe and respectful environment.

·   Answer inquiries in person, by phone and electronically, providing clear, accurate information about DTSSAB programs or connecting individuals to the right staff or external resources.

·   Assess and triage visitors’ needs, assisting individuals with forms, documentation, and client-area resources.

·   Monitor the reception area for safety, manage office access, coordinate opening/closing procedures, perform front office tasks. 

Cross-Program Support – Key Responsibilities

·   Maintain information boards, signage, client/public facing materials, prepare mailouts, standard correspondence and documents.

·   Assist with policy and document management, release policy announcements to appropriate channels, link updated policies to shared drive locations, assist with intranet updates and migration of policies and templates as required.

·   Maintain records of printed and electronic documents and resources (i.e.: master policies), maintain tracking logs, as well as follow organizational processes for retirement, archival or file/document destruction.

·   Assist with updating and developing printed and electronic documents and materials (i.e.: job aids, forms, templates, signage, brochures, business cards) per organizational branding standards, and contribute to design initiatives, if capabilities allow.

·   Liaise with external vendors to request and/or receive quotes, communicate specifications (i.e.: for printing, translations services), coordinate submissions, track order status, perform quality control review, contact vendors to resolve account or service issues.

·   Serve as the single point of contact for office materials and supplies through centralized ordering and inventory processes. Assist with procurement of general office furniture, coordinate external shredding services and facilities access on collection days.

·   Other related program support responsibilities that can be performed as a secondary function to reception client service. 

Qualifications: 

·   Bilingual fluency in French and English (written and spoken) is required.

·   Post-secondary education in Office or Business Administration or a related program, with training in office procedures.

·   Minimum of one year of experience of direct client-service experience, preferably in a human or social services setting, with progressively responsible administrative or program support experience, or an equivalent combination of education/experience.

·   Commitment to serving a diverse range of community members – including vulnerable or marginalized individuals experiencing difficult circumstances – in a person-centered and culturally sensitive manner, with empathy, compassion, dignity, and respect.

·   High integrity and the ability to handle sensitive, confidential client information with discretion.

·   Dependable, able to successfully follow directions and procedures, and capable of working with minimal supervision.

·   Ability to communicate clearly and professionally, write proficiently, actively listen, and be appropriately assertive when needed.

·   Effective interpersonal skills, high emotional intelligence and strong social awareness to put others at ease, understand others’ feelings and perspectives, build trust, and support effective teamwork and problem-solving.

·   Composure, ability to de-escalate and use sound judgement in demanding and emotionally charged situations, with insight to escalate when intervention is needed for conflict resolution.

·   Proven organizational skills, high degree of attention to detail, and flexibility to adapt to a changing, fast-paced environment.

·   Strong proficiency in Word, Excel, Outlook and the capacity to learn new systems, programs and databases.

·   Experience with document and records management systems, graphic design tools are considered an asset. 

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What we offer: 

·   A collaborative and supportive work environment committed to staff development and success.

·   Meaningful work contributing to the delivery of community programs and services across the District of Timiskaming.

·   Competitive compensation, comprehensive benefits, work-life harmony and commitment to employee wellbeing. 

We thank all applicants for their interest. Professional references will be requested for those invited to an interview.

Upon receipt of an offer of employment, a Criminal Record/Vulnerable Sector Check will be requested.  

Applicants will submit a cover letter and resume.

 Apply to https://bit.ly/dtssabcareers by 11:59 PM June 24, 2025.  

Contact hr@dtssab.com for details or regarding a disability-related accommodation required to participate in the hiring process.

 

The DTSSAB is an equal opportunity employer.  Information is collected under the authority of the

Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy Act and will be used for employment assessment purposes.

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Soutien au programme (poste bilingue) 

Poste permanent à temps plein / Kirkland Lake, ON 

35 heures par semaine / 26.69$ – 31.24$ de l’heure

 Avantages sociaux concurrentiels et régime de retraite OMERS  

Numéro de concours: 26-24

Le Conseil d’administration des services sociaux du district de Timiskaming (CASSDT) soutient les personnes dans le besoin au sein de nos collectivités en offrant des services à l’enfance, des services médicaux d’urgence, le programme Ontario au travail et des services de logement. Nous optimisons l’utilisation des ressources disponibles dans le meilleur intérêt des personnes que nous appuyons. Nous nous engageons à servir et à traiter les autres avec intégrité et respect. 

Les employés du CASSDT ont un impact positif dans la vie des gens en offrant des services de qualité, centrés sur la personne et inclusifs.  

À propos du rôle de soutien au programme 

Le poste de soutien au programme constitue le premier point de contact pour les personnes qui cherchent du soutien — souvent à des moments difficiles de leur vie. Le professionnalisme, la patience, la bienveillance et l’approche sans jugement de l’employé influencent directement l’expérience des personnes qui utilisent nos services. 

Ce rôle de première ligne combine le service à la clientèle avec des fonctions administratives et de coordination variées. Le soutien au programme agit comme point de contact central pour la gestion des fournitures et du matériel, le contrôle des documents et l’appui administratif inter-programmes, en veillant à ce que les tâches soient réalisées avec exactitude, cohérence et un haut niveau de professionnalisme. 

Service à la clientèle et réception – Responsabilités principales 

·   Accueillir les visiteurs et les appelants chaleureusement, en établissant un environnement sécuritaire et respectueux.

·   Répondre aux demandes en personne, par téléphone et par voie électronique, en fournissant des renseignements clairs et exacts sur les programmes du CASSDT ou en orientant les personnes vers le personnel approprié ou des ressources externes.

·   Évaluer et prioriser les besoins des visiteurs, et les aider avec les formulaires, la documentation et les ressources.

·   Surveiller l’aire de réception pour assurer la sécurité, gérer l’accès aux bureaux, coordonner les procédures d’ouverture et de fermeture et effectuer les tâches administratives de première ligne. 

Soutien inter-programmes – Responsabilités principales 

·   Mettre à jour les tableaux d’information, la signalisation et les documents destinés au public et à la clientèle

·   Préparer les envois postaux, la correspondance standard et d’autres documents.

·   Appuyer la gestion des politiques et des documents; diffuser les annonces de politiques par les canaux appropriés; lier les politiques mises à jour aux emplacements partagés; contribuer aux mises à jour de l’intranet et à la migration des politiques et des gabarits, au besoin.

·   Tenir à jour les dossiers des documents et ressources imprimés et électroniques (p. ex. : politiques maîtresses), les registres de suivi, et appliquer les processus organisationnels pour l’archivage, le retrait ou la destruction des documents.

·   Participer à la mise à jour et à la création de documents imprimés et numériques (p. ex. : guides pratiques, formulaires, gabarits, affiches, dépliants, cartes professionnelles) selon les normes de l’image de marque de l’organisation, et contribuer aux initiatives de conception, selon les compétences.

·   Assurer la liaison avec des fournisseurs externes pour obtenir et recevoir des soumissions, communiquer les spécifications (p. ex. : impression, services de traduction), coordonner les commandes, faire le suivi, effectuer des contrôles de qualité et résoudre les problèmes de service ou de compte.

·   Agir comme point de contact unique pour les fournitures et le matériel de bureau via les processus centralisés de commande et d’inventaire; contribuer à l’achat de mobilier de bureau, coordonner les services externes de déchiquetage et l’accès aux installations lors des journées de collecte.

·   Effectuer d’autres tâches connexes de soutien au programme pouvant être accomplies en complément du service à la clientèle à la réception. 

Qualifications 

·   Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit.

·   Études postsecondaires en administration de bureau, administration des affaires ou dans un domaine connexe, incluant une formation en procédures de bureau.

·   Minimum d’un an d’expérience en service direct à la clientèle, idéalement dans le domaine des services sociaux ou humains, jumelée à une expérience progressive en soutien administratif ou de programme, ou toute combinaison équivalente de formation et d’expérience.

·   Engagement à servir une clientèle diversifiée — incluant des personnes vulnérables ou marginalisées vivant des situations difficiles — de façon centrée sur la personne, avec sensibilité culturelle, empathie, compassion, dignité et respect.

·   Grande intégrité et capacité à traiter des renseignements confidentiels avec discrétion.

·   Fiabilité, capacité à suivre les directives et procédures, et aptitude à travailler avec une supervision minimale.

·   Capacité à communiquer clairement et professionnellement, à bien rédiger, à écouter activement et à faire preuve d’assertivité au besoin.

·   Excellentes habiletés interpersonnelles, intelligence émotionnelle élevée et sensibilité sociale permettant de mettre les autres à l’aise, de comprendre leurs perceptions, de bâtir la confiance et de favoriser le travail d’équipe et la résolution de problèmes.

·   Maîtrise de soi, capacité à désamorcer les situations et bon jugement dans des contextes exigeants et émotifs, avec discernement pour demander une intervention au besoin.

·   Solides compétences organisationnelles, grand souci du détail et capacité d’adaptation à un environnement dynamique et en constante évolution.

·   Bonne maîtrise de Word, Excel et Outlook, et aptitude à apprendre de nouveaux systèmes, logiciels et bases de données.

·   Expérience avec les systèmes de gestion documentaire et des dossiers, ainsi que les outils de conception graphique (un atout).

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Ce que nous offrons 

·   Un milieu de travail collaboratif et soutenant, axé sur le développement et la réussite du personnel.

·   Un travail significatif contribuant à la prestation de programmes et de services communautaires dans le district.

·   Une rémunération concurrentielle, des avantages sociaux complets, un bon équilibre travail vie personnelle et un engagement envers le bien être des employés. 

 

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt.

Des références professionnelles seront demandées aux personnes invitées à un entrevue.

 

Sur réception d'une offre d'emploi, une vérification du casier judiciaire et du secteur vulnérable sera demandée. 

Les candidats doivent soumettre une lettre de présentation et un curriculum vitae.

Postulez en ligne au https://bit.ly/dtssabcareers avant 23 h 59, le 24 juin 2026

 

Pour obtenir plus de renseignements ou demander une mesure d’adaptation liée à un handicap dans le cadre du processus de sélection, écrivez à hr@dtssab.com.